El correo electrónico sigue siendo una de las herramientas más importantes para comunicarse con clientes, proveedores y colaboradores. 

Pero aunque lo usamos cada día, no siempre prestamos atención a su estructura. Y eso puede marcar la diferencia entre un mensaje claro y profesional… o uno que pasa desapercibido.

En este artículo te explicamos las partes de un correo electrónico y cómo organizarlas correctamente para lograr mensajes eficaces, fáciles de leer y con buena impresión profesional. Verás cómo optimizar cada sección, ejemplos prácticos y consejos para mejorar la forma en que escribes tus emails.

Tanto si gestionas la comunicación de tu negocio como si creas sitios web o campañas para clientes, entender la estructura de un correo electrónico te ayudará a conectar mejor con tu audiencia y transmitir confianza en cada mensaje.

Partes de un correo electrónico: la estructura ideal

Un buen email debe contener ante todo un mensaje claro, fácil de leer y provocar una acción. Porque si no es así… bueno, nadie lo leerá y quien lo lea no entenderá lo que quieres decirle. Obviamente.

Así que para empezar quédate con 2 ideas: menos es más y que tus emails deben ser fáciles de entender por casi cualquier persona.

Detrás de cada correo efectivo hay una estructura que puede no percibirse a primera vista, pero que sin duda se siente. Está ahí. Y la puedes analizar y replicar.

Las diferentes partes de un email son:

1. Encabezado del email.
2. Cuerpo del mensaje.
3. Pie del correo o firma.

A continuación vamos a ver cómo crear una estructura de correo realmente eficaz, que te ayude a comunicar con claridad y a fortalecer la relación con tus clientes dentro de tu estrategia de email marketing.

1. Encabezado del email

El encabezado es la puerta que da acceso a tu mensaje. 

Es lo primero que tu cliente (o posible cliente) ve en la bandeja de entrada, y en menos de dos segundos decidirá si abre tu correo… o lo ignora.

El asunto combinado con el remitente son fundamentales en un email. Por lo que debes cuidarlas con especial atención..

Empecemos por lo más “sencillo”.

El remitente 

Es el rostro de tu marca en el correo.

Pero los correos los escriben personas, no empresas.

Por eso usar un nombre reconocible (“Laura de TuEmpresa”) inspira confianza, mientras que una dirección genérica tipo info@ suena impersonal. Si tienes un dominio propio, úsalo siempre: un correo con tu marca refuerza tu profesionalidad y mejora la tasa de apertura. Herramientas como el Email Marketing de SiteGround te permiten enviar correos con tu dominio y mantener una imagen de marca coherente en todas tus comunicaciones.

Pero la verdadera prueba de fuego está en…

El asunto

Te sorprendería (o tal vez no) todo lo que se ha escrito sobre este pequeño fragmento de texto.

Porque este breve texto, apenas unas palabras, puede multiplicar tus aperturas o, a riesgo de caer en afirmaciones demasiado dramáticas, enterrar tu mensaje en el olvido.

Un buen asunto tiene tres cualidades: claridad, relevancia y emoción controlada.

Debe dejar claro a quien lo lea, qué va a encontrar, conectar con algo que le importe y generar la curiosidad justa para invitarle a abrir el mensaje.

Dicho así parece sencillo, pero no lo es.

Veámoslo con ejemplos:

• “Tu pedido ya está en camino” → directo y tranquilizador.
• “Cómo conseguimos que tu web cargue en menos de 1 segundo” → genera interés sin engañar.
• “Marta, tenemos algo que te ahorrará horas” → personalizado y relevante.

Es un gran error bastante común caer en el exceso: asuntos en mayúsculas, llenos de signos de exclamación o palabras prohibidas como “GRATIS”, “OFERTA” o “HAZ CLIC AQUÍ”.

Los filtros de spam los detectan, y aunque en el mejor de los casos acaban en la bandeja de promociones, muchos lectores los descartan por instinto.

Estas son algunas de las palabras que recomendamos evitar en asuntos (por entregabilidad y credibilidad): “gratis”, “urgente”, “descuento”, “promoción”, “sin compromiso”, “gana dinero”, “último aviso”, “haz clic aquí”, “garantizado”.

El truco está en sustituir la exageración por contexto.

En lugar de “Oferta exclusiva SOLO HOY”, prueba “-30% en planes de hosting hasta el domingo (3 plazas disponibles)”.

Suena real, profesional y sigue generando urgencia.

El preheader 

Esta línea de texto, que acompaña al asunto en muchas bandejas de entrada, también juega un papel crucial, y es un gran olvidado. Complementa el mensaje y apoya las razones para abrir el correo electrónico. 

No lo dejes vacío ni repitas el asunto.

Úsalo para añadir detalle o reducir incertidumbre: “Incluye checklist descargable”, “Tiempo de lectura: 2 min”. Es la otra mitad del titular, lo complementa y ayuda a llamar la atención y el interés del lector.

2. Cuerpo del mensaje

Claridad, propósito y ritmo.

Si el asunto abre la puerta, el cuerpo del mensaje debe hacer que el lector quiera quedarse. Es el lugar idóneo para usar tu storytelling.

Estructura el contenido para que se entienda rápido, se perciba valor y se vea claramente qué hacer a continuación.

No siempre es posible, pero si puedes, comienza con un saludo personalizado y una breve introducción que dé contexto.

Enseguida, explica el beneficio principal o la idea clave del correo. No escondas lo importante. Ten en cuenta que la gente escanea, no lee línea por línea. Usa párrafos cortos, negritas para los puntos esenciales y, si hace falta, listas breves.

Cada correo debería tener un único objetivo. Ya sabes cómo es la psicología humana, cuantas más opciones des, más posibilidades hay de que no elijan ninguna de ellas.

Y si tienes alguna duda sobre eso, piensa en ti intentando elegir qué película ver en tu plataforma durante el fin de semana. 

Ese objetivo puede ser conseguir una respuesta, una descarga, una compra o simplemente mantener el contacto. Pero debe estar claro.

Es muy importante que no permitas que el lector termine su correo preguntándose: “vale, ¿y ahora qué hago?”.

Para eso está tu llamada a la acción (CTA): una frase, un botón o enlace que cierre el mensaje con intención.

“Ver planes”, “Descargar guía”, “Responder a este correo” — acciones concretas, visibles y simples.

Y un consejo que mucha gente olvida: el formato también comunica. Evita bloques de texto largos, cuida los márgenes y deja respirar el contenido.

Un correo bien maquetado se lee mejor… y se percibe como más profesional. Puedes inspirarte en correos que recibas para elegir un diseño de email que encaje con tu marca.

Menos es más.

Hay muchísima literatura y recomendaciones sobre todo esto, pero vamos a ver cada parte con mayor detalle para que puedas hacerte una idea general y completa de cómo plantear cada parte del correo electrónico.

Header o encabezado visual

Aunque no es imprescindible, antes del saludo, algunos emails (especialmente los promocionales o de marketing) incluyen un header visual: una franja superior con el logo, una imagen ligera o un mensaje corto que refuerza la identidad de la marca. No es obligatorio, pero ayuda a dar contexto inmediato y a que el lector reconozca quién le escribe incluso antes de leer la primera palabra.

Un header bien diseñado transmite profesionalidad y prepara al lector para lo que viene después, sin robar protagonismo al mensaje principal ni añadir ruido visual.

Por otro lado, algunos negocios creen que añadir un header siempre “profesionaliza” un email… cuando a veces consigue justo lo contrario. Puede dar al aire de “propaganda no deseada”, por eso, además de estar bien diseñado, hay que saber utilizarlo bien.

Elige en qué tipo de correos y a qué contactos van a ir dirigidos esos correos.

En comunicaciones más personales, correos transaccionales o mensajes dirigidos a alguien con quien tienes una relación directa, un header llamativo puede sonar impersonal o incluso intrusivo.

Por eso, úsalo solo cuando aporte claridad y coherencia visual, y evita convertirlo en un elemento que distraiga o reste autenticidad al mensaje principal.

Saludo inicial: la primera línea también comunica

Hay mucha gente que opina que el saludo es un formalismo, pero también se puede considerar el primer gesto emocional de tu mensaje.

No se trata solo de un “hola”, sino de establecer tono y cercanía desde la primera línea.

• En un correo comercial o de atención: “Hola, Marta,” transmite humanidad sin perder profesionalidad.
• En un correo interno o de colaboración: “Buenos días, equipo,” o “¡Hola a todos!” genera cercanía y pertenencia.
• Si es una relación nueva, una fórmula clásica, pero cálida funciona bien: “Hola [nombre], espero que estés muy bien.”

El saludo debe ajustarse al contexto y a la relación: demasiado formal puede parecer frío y demasiado informal, invasivo.

Y si puedes, personaliza. Un nombre al principio cambia por completo la percepción del mensaje. 

Pero si tiene alguna sospecha de que a la mayoría de tus contactos de tu lista les puede llegar un email llamándoles por un nombre que no es el suyo… mejor obvia ese detalle.

Introducción o contexto: el porqué de tu correo

Después del saludo, el lector necesita saber por qué le escribes.

Esa primera frase marca el tono y el propósito del mensaje. Es el equivalente al arranque de un artículo o al primer párrafo de una landing page.

Ejemplos:

• “Te presentamos nuestra nueva oferta de hosting optimizado: más rápido, más seguro y con un descuento especial solo por tiempo limitado.”
• “Acabamos de lanzar una funcionalidad que puede ayudarte a aumentar las conversiones de tu web desde el primer día.”
• “Ya está activa la promoción de Black Friday: planes con hasta un 75% de descuento para impulsar tu proyecto online.”

Un buen contexto es breve, directo y orientado a valor: el lector debe pensar “esto me interesa”, no “qué pereza me da leer todo esto”.

Mensaje principal o propuesta: el corazón del email

En esta parte del correo desarrollas lo esencial: el mensaje que realmente quieres transmitir.

Pero cuidado, no todos los emails tienen el mismo propósito. No es lo mismo resolver una duda que presentar una oferta o hacer seguimiento de un cliente.

Por eso, más que tener una plantilla, lo importante es entender la lógica detrás de la comunicación: cómo captar la atención, mantener el interés y provocar una acción sin sonar robótico ni vendedor.

Así que vamos a ver 3 de las estructuras más clásicas de copywriting para plantear con éxito esta parte del email.

Las estructuras que te ayudan a ordenar tus ideas

Aunque no lo parezca, los grandes comunicadores suelen seguir patrones clásicos de persuasión. En email marketing, tres de los más efectivos son:

4C (Claro – Conciso – Convincente – Creíble)

Ideal para emails informativos o de atención al cliente. No necesitas persuadir, sino guiar. Mantén la información clara, el texto breve, el tono profesional y la voz humana. 

Evita tecnicismos innecesarios; el objetivo aquí es transmitir información sin confundir. El lector quiere entender qué, cuándo y cómo, sin tener que releer. Puedes destacar fechas, cifras o acciones con negrita o formato visual.

Y aunque no haya una venta directa, este tipo de correos también construye marca: cada mensaje claro y útil refuerza tu fiabilidad.

AIDA (Atención – Interés – Deseo – Acción)

Perfecta para emails comerciales o de lanzamiento. Empiezas con algo que capte la atención (un dato, una pregunta, una promesa clara), luego despiertas el interés, generas deseo mostrando beneficios concretos y terminas con una llamada a la acción clara. Aquí el tono cambia: ya no solo informas, persuades.

Estos correos deben conectar con una necesidad o un deseo, y mostrar una solución concreta. 

• Empieza con un beneficio o un problema que el lector reconozca.
• Después, presenta tu propuesta u oferta.
• Refuerza la confianza con un dato, una prueba social o una historia breve para que el lector dibuje en su cabeza los beneficios de tu oferta.
• Y cierra con una llamada a la acción clara y fácil de seguir.

PAS (Problema – Agitación – Solución)

Muy eficaz para correos orientados a retomar el interés o reactivar clientes. Describes el problema, haces que el lector lo sienta más cercano y luego presentas la solución de forma natural. 

Son los mensajes que fortalecen la confianza, el recuerdo y el vínculo con tu marca. Ya ves. No todos los correos buscan vender. Algunos buscan mantener viva la relación.

• Ejemplo:
  “¿Has perdido tiempo respondiendo correos que nunca convierten? Muchos negocios lo hacen porque no estructuran bien su mensaje. Te contamos cómo diseñar el próximo email para conseguir respuestas reales.”

Aquí lo que vende no es el producto, sino la atención. Estos correos muestran que estás presente, que te importa el éxito del cliente y que tu comunicación no depende de una oferta.

En todos los casos, la clave es la intencionalidad.

Cada frase debería responder, al menos, a una de estas preguntas mentales del lector:

• ¿Por qué me escribes?
• ¿Qué gano con esto?
• ¿Qué tengo que hacer ahora?

Si tu mensaje no responde claramente a esas tres, el lector cerrará el correo antes del final.

CTA y cierre: la última impresión y llamada a la acción

En una estrategia de email marketing bien planteada casi cualquier correo busca respuesta, así que indícala con naturalidad:

“¿Podrías confirmarme si esta fecha te encaja?”
“Cuando tengas un momento, me gustaría conocer tu opinión.”

En un buen email el cierre no da la conversación por terminada: invita a continuar la conversación de manera fluida (si es necesario, claro).

Este es el punto culminante del email donde planteamos la acción que demandas de tus contactos.

Es lo que se denomina llamada a la acción (CTA).

Puede ser una frase, un enlace un botón:

• “Ver planes”
• “Reservar una demo”
• “Responder a este email”

Debe ser claro, visible y directo y debe ser acorde al tipo de relación con el remitente y su nivel de compromiso.

En un email comercial no tiene sentido que le pidas que te compre si apenas te conoce, pero si le puede pedir que tengáis una reunión, vea un caso de éxito o descargue un PDF.

Para terminar, el cierre es más que una fórmula de cortesía: es la última oportunidad de reforzar el tono que quieres dejar.

Elige tu despedida según el tipo de mensaje:

• Profesional y cordial: “Gracias por tu tiempo, quedo atento a tus comentarios.”
• Más cercana: “Un saludo y que tengas un excelente día.”
• Directa y amable: “Gracias por tu confianza. Seguimos en contacto.”

3. Pie del correo o firma

El último detalle de las partes del correo es el pie o firma del que corresponde al bloque final del mensaje.

Es tu oportunidad para reforzar la identidad de tu marca y facilitar el contacto.

Firma profesional

Incluye tu nombre completo, cargo y empresa.

Ejemplo:

Laura Sánchez
Responsable de Marketing | TuEmpresa.com

Un pequeño detalle, pero muy efectivo es añadir en la firma una pequeña foto del remitente.

Todo aquello que ayude a recordar que detrás hay una persona con “cara y ojos”, aumentará mucho las posibilidades de que el email sea efectivo.

Es más, comprobaras que esta foto de la firma será una de las partes con más clics del correo. La gente tiene interés genuino en ver quién es la persona que les escribe.

Información de contacto

Añade teléfono, web o dirección física si es relevante.

Enlaces o botones

Puedes incluir enlaces a tu sitio web u otra una llamada a la acción (“Reserva una cita”, “Visita nuestra web”, etc.).

Enlace para darse de baja (si aplica)

En el caso de newsletters o campañas automatizadas, incluir un enlace de baja no solo es buena práctica, sino también una exigencia legal en muchos países.

Ciuda cada parte de tus correos electrónicos

Entender las partes de un correo electrónico te permite comunicarte de forma más clara, profesional y efectiva. Desde el asunto hasta la firma, cada detalle influye en cómo se percibe tu mensaje y en la respuesta que obtienes.

Usar una dirección con dominio propio te da autoridad y relevancia, pero dedicar unos minutos a estructurar bien tus correos puede marcar una gran diferencia en la relación con tus clientes y colaboradores.

Con herramientas como Email Marketing de SiteGround, hacer todo lo que hemos mencionado en este artículo, para crear tu presencia digital y un correo profesional, es más fácil que nunca. Así, cada mensaje que envíes hablará bien de ti y de tu negocio.